Wanneer klanten en bedrijfsprocessen al in WordPress samenkomen, kan het logisch zijn om ook facturen vanuit WordPress te maken. Je voorkomt losse bestanden en houdt klanten, offertes, facturen en betalingen in één herkenbare beheeromgeving.
Wat moet een WordPress-factuurprogramma kunnen?
De basis bestaat uit klantenbeheer, doorlopende factuurnummers, btw per regel, PDF-export en een duidelijke betaalstatus. Voor veel bedrijven zijn offertes, creditnota’s, betalingsherinneringen, UBL-export en rapportages per kwartaal eveneens belangrijk.
Van offerte naar betaalde factuur
- Maak of selecteer de klant.
- Voeg producten, uren of diensten toe aan een offerte.
- Zet de geaccepteerde offerte om naar een factuur.
- Genereer een PDF en verstuur die via een goed ingestelde mailverbinding.
- Boek de betaling en controleer het openstaande saldo.
Beveiliging en e-mail
Factuurgegevens zijn bedrijfsgegevens en kunnen persoonsgegevens bevatten. Beperk daarom de toegang tot medewerkers die de administratie werkelijk nodig hebben. Gebruik sterke accounts, updates en back-ups. Stel voor betrouwbare verzending bij voorkeur SMTP in en verstuur eerst een testmail.
Werken met meerdere bedrijven
Beheer je meer dan één onderneming, let dan op gescheiden nummerreeksen, logo’s, bankgegevens en btw-instellingen. Een factuur moet altijd duidelijk tonen vanuit welke onderneming hij wordt verzonden.
Wanneer is WordPress de goede plek?
WordPress is passend wanneer je team daar al werkt en je een compacte administratie zonder apart extern pakket wilt. Voor zware boekhouding of complexe accountantskoppelingen kan gespecialiseerde boekhoudsoftware verstandiger zijn. Bekijk de functies van het factuurprogramma voor WordPress en vergelijk ze met jouw proces.